## Skatteetaten, GDPR og datalagring

#### Hvorfor finnes kjørebøker?

En kjørebok brukes som bevis ved en skatterevisjon for å vise hvordan et kjøretøy har blitt brukt – privat eller i tjeneste.

Dette er avgjørende for korrekt:

- Fordelsbeskatning
- Drivstoffbeskatning
- Kilometergodtgjørelse

Uten en korrekt kjørebok risikerer selskapet etterbeskatning.

Ved revisjon gjelder omvendt bevisbyrde – det er selskapet som må kunne vise hvordan kjøretøyet har blitt brukt.

#### Er Automiles kjørebok godkjent av Skatteetaten?

Ja.

Alle Automile-abonnementer oppfyller Skatteetatens anbefalinger for elektroniske kjørebøker.

En korrekt kjørebok bør inneholde:

- Kilometerstand ved årets begynnelse
- Dato, kilometerstand og startadresse ved reisens start
- Formål samt besøkte steder ved tjenestereiser
- Kjørte kilometer
- Dato, kilometerstand og sluttdestinasjon ved reisens slutt
- Kilometerstand ved årets slutt

Automile registrerer reiser automatisk og sikrer sporbarhet gjennom logging av endringer.

#### Hvor lenge lagres opplysninger?

Så lenge du er kunde hos Automile lagres data i samsvar med gjeldende lovkrav.

Per i dag innebærer dette minst 7 år, for å oppfylle bokførings- og skatteregler.

Informasjon som ikke kreves for kjøreboken, for eksempel detaljert reiserute mellom start og stopp, slettes automatisk etter 12 måneder.

#### Kan jeg slette mine opplysninger?

Ja.

- Arbeidsgivere og brukere kan kreve sletting av data.
- Brukere kan selv slette opplysninger som ikke kreves etter loven (f.eks. reiserute).

Vær oppmerksom på at opplysninger som omfattes av lovkrav ikke kan slettes før lagringstiden er utløpt.

#### Hva brukes mine personopplysninger til?

Vi behandler personopplysninger for å:

1. Levere avtalte tjenester
   
   For å kunne tilby kjørebok, kjøretøydata og rapporter.
2. Forbedre våre tjenester
   
   For analyse av bruksmønstre og utvikling av funksjoner.

Behandlingen skjer med grunnlag i:

- Avtale
- Berettiget interesse
- Samtykke (der det kreves)

Vi behandler aldri personopplysninger uten rettslig grunnlag.

#### Hvor lagres personopplysninger?

Alle personopplysninger og systemdata lagres på servere i:

**Högfors, Finland**

Lagringen skjer innenfor EU/EØS.

#### Bruker dere underleverandører?

Ja.

Vi bruker pålitelige underleverandører for å kunne levere våre tjenester.

- Databehandleravtale finnes med samtlige leverandører.
- Avtalene oppfyller kravene i henhold til GDPR.

Hvis personopplysninger overføres utenfor EU/EØS, iverksettes egnede sikkerhetstiltak i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

#### Hvem kan se mine personopplysninger?

Kun autorisert ansatte har tilgang til personopplysninger – og kun i den grad det kreves for å utføre sine arbeidsoppgaver, for eksempel ved:

- Teknisk support
- Feilsøking

Tilgang:

- Logges
- Begrenses i henhold til prinsippet om minste mulige tilgang (“need to know”)

Vi kan også bruke anonymiserte og aggregerte data for analyse og produktutvikling. Denne informasjonen kan ikke knyttes til en enkeltperson.

#### Hvordan sikres datakvalitet og sporbarhet?

- Reiser registreres automatisk via Automile Box
- Alle endringer logges
- Justeringer lagres med historikk

Dette sikrer åpenhet og etterlevelse ved revisjon.

#### Hva skjer ved en skatterevisjon?

Ved en revisjon kan du enkelt:

- Ta ut kjørebokrapport for valgt periode
- Vis oppdeling mellom privat og tjeneste
- Redegjør for kilometertellerstand og sak

Rapporter kan eksporteres i PDF- eller Excel-format.

Automile fungerer som ditt digitale bevis.