## Brukere, flåter, rapporter og rettigheter.

#### Hvordan oppretter jeg en ny bruker?

Vi anbefaler at du først oppretter en eller flere flåter for organisasjonen.

Slik legger du til en bruker:

- Gå til **Innstillinger** (tannhjulet nederst til venstre).
- Klikk på **Brukere**.
- Velg **Legg til ny** øverst til høyre.
- Fyll inn brukerens opplysninger:
  - Fornavn og etternavn
  - E-postadresse (unik – brukes som brukernavn)
  - Mobilnummer (for passordgjenoppretting)
  - RFID-serienummer (valgfritt)
- Knytt brukeren til en eller flere **flåter**.
- Tildel rettigheter i henhold til rolle.
- Lagre.

Hvis brukeren skal motta en automatisk månedsrapport, kryss av for **Månedsvis kjørebok**.

#### Hvilke brukerroller finnes?

Automile støtter flere roller med forskjellige tilgangsnivåer.

Vanlige roller:

**Sjåfør**
- Ser og håndterer sine egne reiser.

**Poolbilsjåfør / Teknikk**
- Kan sjekke inn på kjøretøy i en flåte.
- Ser og redigerer kun sine egne reiser.

**Administrator**
- Full kontroll over kjøretøy, flåter og brukere.
- Kan endre rettigheter og innstillinger.

**Attestant**
- Går gjennom og godkjenner tjenestereiser.
- Håndterer attestflyten.

#### Hvordan fungerer tilgangsstyring?

Tillatelser kan styres på flere nivåer:
- Organisasjon
- Flåte
- Kjøretøy
- Bruker

Systemet bygger på prinsippet om at hver bruker kun skal ha tilgang til den informasjonen som er relevant for rollen.

#### Eksempler på vanlige rettigheter

**Vis reise** – Se alle reiser på kjøretøy du har tilgang til.
**Rediger reiser** – Endre kategori, legge til notater, slå sammen reiser.
**Vis kjøretøy** – Se kjøretøy i en flåte.
**Rediger kjøretøy** – Endre innstillinger, registreringsnummer, reisetype.
**Endre kilometerteller** – Juster kilometerteller uten full kjøretøyadministrasjon.
**Opprett sjåfør** – Legge til nye brukere.
**Rediger sjåfør** – Endre kontoinformasjon.
**Vis sjåfør** – Se andre brukere i samme flåte.
**Vis flåte** – Kreves for å ta ut enkelte rapporter.
**Vis Livekart** – Tilgang til livekartet.
**Attestanter** – Aktiverer attestfunksjon.

Rettigheter kan kombineres for å lage tilpassede roller.

#### Hvordan oppretter jeg en flåte?

Flåter brukes for å gruppere kjøretøy og brukere.

Slik gjør du:
- Gå til **Innstillinger**.
- Klikk på **Flåter**.
- Velg **Legg til ny**.
- Oppgi navn (f.eks. avdeling eller prosjekt).
- Legg til kjøretøy.
- Lagre.

Flåter forenkler rapportering, filtrering og tilgangsstyring.

#### Hvordan fungerer organisasjon og struktur?

Automile kan tilpasses etter selskapets struktur.

En organisasjon kan bestå av:
- Ett eller flere selskaper
- Avdelinger
- Geografiske områder
- Prosjekter

Dette gjør systemet skalerbart for både små og store virksomheter.

#### Hvordan fungerer rapporter i hverdagen?

Rapporter kan tas ut direkte i nettportalen eller appen.

De kan:
- Filtreres per kjøretøy, sjåfør, flåte eller tidsperiode
- Eksporteres som **PDF** eller **Excel**

Rapporter brukes ofte til:
- Økonomi og regnskap
- Lønnsgrunnlag
- Miljørapportering
- Myndighetskrav

#### Hvilke rapporttyper finnes?

**Kjørebokrapport**

Inneholder:
- Alle reiser i valgt periode
- Fordeling privat/tjeneste
- Start- og stopadresse
- Kjørte kilometer
- Sak og kommentarer
- Kilometerstand ved periodens start og slutt

Oppfyller Skatteetatens anbefalinger.

**Miljørappor**

Viser:
- Kjørte kilometer
- Beregnet drivstofforbruk
- CO₂-utslipp

Brukes til bærekraftsrapportering.

**Kjøretøyutnyttelse**

Viser:
- Utnyttelsesgrad
- Stillstandstid
- Kjøremønster

Brukes til å optimalisere kjøretøyflåten.

**Bompengeavgift**

Viser:
- Passeringer gjennom bomstasjoner
- Dato og tid
- Kobling til reise og kategori

Kan brukes til intern fakturering eller refusjon.

#### Kan rapporter sendes automatisk?

Ja.

Rapporter kan planlegges for automatisk utsendelse:
- Ukentlig
- Månedlig
- Kvartalsvis

De sendes via e-post til en eller flere mottakere.

#### Hvordan fungerer attestasjonsflyten?

Med rollen **Attesterare** kan en användare:
- Ta emot tjänsteresor för granskning
- Godkänna eller neka resor
- Se status för inskickade journaler

Rättigheten **Visa attestflöde** ger överblick över när journaler skickats og godkjent.

#### Hvordan fungerer datakvalitet og sporbarhet?

All data samles automatisk via Automile Box.
- Endringer i reiser loggføres
- Justeringer lagres med historikk
- Rapportdata er sporbar

Dette sikrer åpenhet og overholdelse av regelverk.