Brukere, flåter, rapporter og rettigheter.

Hvordan oppretter jeg en ny bruker?

Vi anbefaler at du først oppretter en eller flere flåter for organisasjonen.

Slik legger du til en bruker:

  • Gå til Innstillinger (tannhjulet nederst til venstre).
  • Klikk på Brukere.
  • Velg Legg til ny øverst til høyre.
  • Fyll inn brukerens opplysninger:
    • Fornavn og etternavn
    • E-postadresse (unik – brukes som brukernavn)
    • Mobilnummer (for passordgjenoppretting)
    • RFID-serienummer (valgfritt)
  • Knytt brukeren til en eller flere flåter.
  • Tildel rettigheter i henhold til rolle.
  • Lagre.

Hvis brukeren skal motta en automatisk månedsrapport, kryss av for Månedsvis kjørebok.

Hvilke brukerroller finnes?

Automile støtter flere roller med forskjellige tilgangsnivåer.

Vanlige roller:

Sjåfør

  • Ser og håndterer sine egne reiser.

Poolbilsjåfør / Teknikk

  • Kan sjekke inn på kjøretøy i en flåte.
  • Ser og redigerer kun sine egne reiser.

Administrator

  • Full kontroll over kjøretøy, flåter og brukere.
  • Kan endre rettigheter og innstillinger.

Attestant

  • Går gjennom og godkjenner tjenestereiser.
  • Håndterer attestflyten.

Hvordan fungerer tilgangsstyring?

Tillatelser kan styres på flere nivåer:

  • Organisasjon
  • Flåte
  • Kjøretøy
  • Bruker

Systemet bygger på prinsippet om at hver bruker kun skal ha tilgang til den informasjonen som er relevant for rollen.

Eksempler på vanlige rettigheter

Vis reise – Se alle reiser på kjøretøy du har tilgang til. Rediger reiser – Endre kategori, legge til notater, slå sammen reiser. Vis kjøretøy – Se kjøretøy i en flåte. Rediger kjøretøy – Endre innstillinger, registreringsnummer, reisetype. Endre kilometerteller – Juster kilometerteller uten full kjøretøyadministrasjon. Opprett sjåfør – Legge til nye brukere. Rediger sjåfør – Endre kontoinformasjon. Vis sjåfør – Se andre brukere i samme flåte. Vis flåte – Kreves for å ta ut enkelte rapporter. Vis Livekart – Tilgang til livekartet. Attestanter – Aktiverer attestfunksjon.

Rettigheter kan kombineres for å lage tilpassede roller.

Hvordan oppretter jeg en flåte?

Flåter brukes for å gruppere kjøretøy og brukere.

Slik gjør du:

  • Gå til Innstillinger.
  • Klikk på Flåter.
  • Velg Legg til ny.
  • Oppgi navn (f.eks. avdeling eller prosjekt).
  • Legg til kjøretøy.
  • Lagre.

Flåter forenkler rapportering, filtrering og tilgangsstyring.

Hvordan fungerer organisasjon og struktur?

Automile kan tilpasses etter selskapets struktur.

En organisasjon kan bestå av:

  • Ett eller flere selskaper
  • Avdelinger
  • Geografiske områder
  • Prosjekter

Dette gjør systemet skalerbart for både små og store virksomheter.

Hvordan fungerer rapporter i hverdagen?

Rapporter kan tas ut direkte i nettportalen eller appen.

De kan:

  • Filtreres per kjøretøy, sjåfør, flåte eller tidsperiode
  • Eksporteres som PDF eller Excel

Rapporter brukes ofte til:

  • Økonomi og regnskap
  • Lønnsgrunnlag
  • Miljørapportering
  • Myndighetskrav

Hvilke rapporttyper finnes?

Kjørebokrapport

Inneholder:

  • Alle reiser i valgt periode
  • Fordeling privat/tjeneste
  • Start- og stopadresse
  • Kjørte kilometer
  • Sak og kommentarer
  • Kilometerstand ved periodens start og slutt

Oppfyller Skatteetatens anbefalinger.

Miljørappor

Viser:

  • Kjørte kilometer
  • Beregnet drivstofforbruk
  • CO₂-utslipp

Brukes til bærekraftsrapportering.

Kjøretøyutnyttelse

Viser:

  • Utnyttelsesgrad
  • Stillstandstid
  • Kjøremønster

Brukes til å optimalisere kjøretøyflåten.

Bompengeavgift

Viser:

  • Passeringer gjennom bomstasjoner
  • Dato og tid
  • Kobling til reise og kategori

Kan brukes til intern fakturering eller refusjon.

Kan rapporter sendes automatisk?

Ja.

Rapporter kan planlegges for automatisk utsendelse:

  • Ukentlig
  • Månedlig
  • Kvartalsvis

De sendes via e-post til en eller flere mottakere.

Hvordan fungerer attestasjonsflyten?

Med rollen Attesterare kan en användare:

  • Ta emot tjänsteresor för granskning
  • Godkänna eller neka resor
  • Se status för inskickade journaler

Rättigheten Visa attestflöde ger överblick över när journaler skickats og godkjent.

Hvordan fungerer datakvalitet og sporbarhet?

All data samles automatisk via Automile Box.

  • Endringer i reiser loggføres
  • Justeringer lagres med historikk
  • Rapportdata er sporbar

Dette sikrer åpenhet og overholdelse av regelverk.